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PASOS A SEGUIR

La siguiente guía representa una serie de aspectos fundamentales a tener en cuenta, si bien no siempre será necesario realizar las indicaciones que aquí se recogen por este orden.

ÍndiceDefinición de necesidades

Antes de saber qué tengo que hacer es fundamental que sepa qué tipo de negocio quiero desarrollar y qué instalaciones y espacios me gustaría tener ya sea ahora o en un futuro.

¿Voy a poner aire acondicionado?, ¿necesito un rótulo para señalizar mi actividad?, ¿qué tipo de obras necesito?, ¿además de la actividad principal quiero realizar alguna otra aunque sea en el futuro?

En general si nos planteamos legalizar una actuación es mejor realizarlo de la forma más completa posible para evitar que una inspección posterior detecte cosas que no están incluidas en nuestra licencia. Además si nos vamos a asesorar con un experto es fundamental que le demos el mayor número de datos para sacar el mayor partido posible a esa consulta.

ÍndiceConocer el procedimiento de tramitación

En función de la actividad y el tipo de obras que vayamos a realizar y del local que elijamos el procedimiento de tramitación será diferente.

Si el procedimiento de tramitación es mediante Comunicación Previa, Actuación Comunicada y Declaración Responsable podremos realizar los trámites nosotros mismos. En el resto de los casos tendremos que contar obligatoriamente con un técnico.

A su vez cada procedimiento conlleva un tipo de documentación, unos costes y unos tiempos de tramitación diferentes, que pueden consultar en nuestra guía de procedimientos

Para conocer el procedimiento de tramitación podemos optar por:

  • Consultarlo por internet a través de la herramienta de consulta desarrollada por el Ayuntamiento. Aunque se trata de una herramienta genérica es válida para la mayoría de las actuaciones.
  • Acudir a alguna de las Entidades Colaboradoras (ECLU) y pedirles esa información junto con la general de los pasos a seguir.

ÍndiceEvaluar si necesito un técnico

En los procedimientos de Comunicación Previa, Actuación Comunicada y Declaración Responsable no es necesario un técnico. Sin embargo, existe una cierta incoherencia en esta afirmación puesto que el tipo de documentación que hay que presentar para cualquier procedimiento a veces excede de las capacidades del ciudadano medio.

Por tanto si realmente queremos prescindir de un técnico tendremos que apoyarnos en el asesoramiento que nos brinden las Entidades Colaboradoras (ECLU) y también podemos leer toda la información recogida en esta página web, cuyo objeto principal es servir de herramienta en estos casos.

En caso de que tras realizar las consultas necesarias decidamos contar con los servicios de un técnico debemos tener en cuenta que:

  • Es muy conveniente que el técnico seleccionado tenga experiencia en tramitación de licencias urbanísticas o que se conozca bien la normativa de Madrid. Eso nos ahorrará tiempo en la tramitación y puede que algún error.
  • Ya que nos van a hacer una documentación para la licencia hemos de tratar que esta documentación no sea solo para cumplir con el trámite administrativo y nos sirva para mejorar nuestra actividad. Teniendo en cuenta factores como la iluminación, la climatización y ventilación, los acabados o la fachada podemos conseguir un entorno confortable, que se adapte a nuestras necesidades y además conseguir instalaciones más eficientes que nos ahorren dinero.
  • Las ECLU no pueden contar con técnicos que nos hagan el proyecto, esto es incompatible con su actividad, es decir ilegal. Otra cosa diferente es que, sin cobrarnos un precio mayor que el estipulado por ley, nos asesoren en los trámites a realizar y en la normativa que hemos de cumplir.
  • Los Colegios Profesionales (Arquitectos, Técnicos e Ingenieros) tienen una lista pública de colegiados que ofrecen sus servicios a los que podemos acudir si no conocemos ningún técnico de confianza,

Por otro lado, si el procedimiento de tramitación exige un técnico o bien si desde el principio tenemos claro que preferimos que sea él quien realice todas las gestiones es conveniente que nos pongamos lo antes posible en contacto con él para agilizar el proceso de tramitación y para contar con su asesoramiento desde el primer momento.

ÍndiceSelección de la entidad colaboradora

A no ser que la actividad a desarrollar sea de titularidad pública o se realice sobre suelo de dominio público la tramitación de nuestra licencia, sea por el procedimiento que sea, se realizará a través de una entidad privada denominada Entidad Colaboradora en la Gestión de Licencias Urbanísticas (ECLU)

Por la realización de este servicio las ECLU cobran un precio que sustituye a la antigua tasa de prestación de servicios urbanísticos que cobraba antes el Ayuntamiento por este servicio.

Aunque todas las ECLU tienen que cumplir unos requisitos estrictos definidos por el Ayuntamiento no todas funcionan exactamente igual. A la hora de seleccionar una hemos de tener en cuenta:

Precio

El Ayuntamiento define unos precios máximos a cobrar para cada uno de los procedimientos y tipos de obras. Dichos precios se renuevan anualmente.
Sobre esta base de precios se permitirá que cada ECLU (si lo desea) aplique unos porcentajes de descuento. en las tarifas publicadas para el 2014, todas las ECLU han optado por el porcentaje de descuento máximo, así que el coste debería ser igual en todas las ECLU.

Calidad de la información

Muchas ECLU tienen un servicio de asesoramiento gratuito y previo a la apertura del expediente en el que nos indica los pasos a seguir en función del procedimiento, que normativa hemos de cumplir y los posibles problemas que puede tener nuestro local o los criterios que hemos de tener en cuenta para seleccionar uno. En caso de que la ECLU con la que contactemos no nos ofrezca este servicio es mejor que busquemos otra.

Tampoco hemos de conformarnos con una ECLU que nos insiste en que contemos con un técnico aunque nuestro procedimiento no lo exija. Es cierto que en muchas ocasiones la complejidad del local o de la actividad hace muy recomendable un técnico aunque la ley no lo establezca como obligatorio, pero no hay que confundir esta situación con el interés que pueda tener una ECLU en que su trabajo se agilice si nosotros contratamos a un técnico.

Facilidades en la presentación de la documentación

La mayoría de las ECLU nos ofrecen la posibilidad de recibir la información y entregar la documentación presencialmente y en papel y por vía telemática sin necesidad de acudir a la oficina. En cualquier caso es conveniente que nos aseguremos que el servicio que ofrece la ECLU en este sentido se adapta a nuestras necesidades.

Agilidad y transparencia en la tramitación

Todos los procedimientos tienen unos plazos de tramitación establecidos por la ley. Nosotros también tenemos unos plazos de respuesta a los posibles requeridos que nos realice la ECLU que ella misma establece y que deberían estar reflejados en cualquier solicitud de documentación que recibamos de ella.

Debemos consultar estos plazos antes de abrir el expediente. Si creemos que no se están cumpliendo es recomendable que nos pongamos en contacto con la ECLU, puede que ellos hayan tenido un error, que estén esperando alguna respuesta del Ayuntamiento o bien que nos haya llegado algún requerido suyo que se nos haya traspapelado, con el peligro de que nuestros plazos de respuesta estén a punto de caducar.

Reclamaciones

En caso de no estar conforme con la actuación de la ECLU con la que hemos tramitado nuestra licencia podremos formular una reclamación ante esta. Si esta reclamación no es atendida en el plazo de un mes, o su respuesta no es satisfactoria, podremos presentar, en el plazo de 15 días hábiles una nueva reclamación ante la Agencia de Gestión de Licencias de Actividades, en cualquier Oficina de Registro del Ayuntamiento o de otras Administraciones públicas o a través de las oficinas de Correos.

Todas las ECLU deberán tener el procedimiento de reclamación claramente definido.

ÍndiceSaber cuánto me cuesta toda la tramitación

Para no llevarnos sorpresas hemos de tener en cuenta todos los costes antes de decidir emprender una actividad, en el caso de Madrid estos costes son:

Tramitación de la licencia
Varía en función del procedimiento de tramitación, el tipo de obras y la superficie del local.
En caso de que nuestro procedimiento se tramite a través de una Entidad Colaboradora (ECLU) el Ayuntamiento define unos precios a cobrar para cada uno de los procedimientos y tipos de obra. En la siguiente tabla se reflejan los precios a aplicar por las ECLU para el año 2014, a estos precios hay que añadir el IVA.

  • Precios Declaración Responsable
  • Precios resto procedimientos
  • Precios fase supervisión de obras (Procedimiento Ordinario)

Sobre esta base de precios se aplicarán los siguientes descuentos:

  • Hasta 5% , para solicitudes ubicadas en distritos cuyo paro registrado supere la media de la ciudad de Madrid.
  • Hasta 5%, para las solicitudes formuladas por parados de más de 12 meses; desempleados que sean beneficiarios del pago único o capitalización de la prestación por desempleo; jóvenes de hasta 30 años; personas con un grado de discapacidad igual o superior al 33 % y por asociaciones de ámbito nacional declaradas de utilidad pública.
  • Hasta 5% para solicitudes promovidas por clientes que hayan tramitado en la misma ECLU tres certificados de conformidad o dos declaraciones responsables, con resultado satisfactorio.

Cada uno de los grupos de descuento es acumulable entre sí.

En caso de que nuestro procedimiento se tramite a través del Ayuntamiento pagaremos una tasa. Los precios de las tasas por prestación de servicios urbanísticos para el año 2013 se reflejan en la siguiente tabla. (Las tasas no llevan IVA)

  • Tasas actuaciones comunicadas
  • Tasas resto de procedimientos
  • Tasas fase supervisión de obras (Procedimiento Ordinario)

Proyecto técnico
En caso de que el procedimiento requiera proyecto técnico o que deseemos contar con los servicios de un técnico.

Coste de la obra que queramos realizar
Impuesto sobre Construcciones, Instalaciones y Obras (ICIO) : Este impuesto asciende al 4% del presupuesto de la obra que realicemos

Tasas por ocupación de la vía pública
En caso de que vayamos ubicar, vallas, andamios, sacos o contenedores en la calle.En los casos de tramitación ante una ECLU será ésta la que nos haga el cálculo y nos de el impreso para abonar las tasas en el banco.

Aval de gestión de residuos
Que nos cobrarán siempre que nuestra actuación tenga obras. En este caso también nos lo puede calcular la ECLU.

Como su nombre indica es un aval y por tanto nos lo devolverán cuando hayamos acabado las obras y justifiquemos que los residuos generados han sido correctamente gestionados. Para ello será necesario presentar en la Agencia de Gestión de Licencias:

  • Certificado del gestor de residuos, o en su defecto, certificado del punto limpio o vertedero donde se lleven los residuos.
  • Copia del aval pagado.

Contrato de extintores y su mantenimiento
Aunque en muchos procedimientos no nos lo van a pedir antes de darnos la licencia lo tenemos que tener y nos lo pueden pedir en cualquier inspección.

Seguro de responsabilidad civil
Únicamente es obligatorio en algunas actividades como bares y restaurantes antes de obtener la licencia definitiva.

Posibles subvenciones
El Ayuntamiento está concediendo algunas ayudas, fundamentalmente a empresas de nueva creación. En este artículo de nuestro blog recogemos algunas de ellas.

ÍndiceApertura del expediente y tramitación

La tramitación depende mucho del procedimiento que tengamos que seguir para legalizar nuestra actuación. En líneas generales, para expedientes que tengan que ser tramitados ante una ECLU los pasos principales son:

  • Una vez elaborada toda la documentación y cumplimentados todos los impresos presentaremos toda la documentación ante la ECLU. Para la apertura del expediente será imprescindible que en ese momento abonemos el precio por los costes de tramitación.
  • En caso de que la documentación presentada sea insuficiente o tenga errores la ECLU nos remitirá un requerido en donde se debe indicar clara y justificadamente qué es lo que nos falta y que plazo tenemos para responder.
  • Si el procedimiento por el que hemos presentado la documentación no es el correcto la ECLU nos informará del procedimiento y de los pasos a seguir.
  • Una vez esté toda la documentación completa y correcta la ECLU, en el caso de que hayamos hecho obras, nos remitirá el ICIO (Impuesto de Instalaciones y Obras) para que lo abonemos. Este Impuesto lo cobra el Ayuntamiento y se corresponde con el 4% del presupuesto de la obra que queramos realizar.
  • Abonado el ICIO la ECLU emitirá el Certificado de Conformidad donde indica la validez de nuestra actuación y lo enviará al Ayuntamiento y se procederá al registro del Certificado de Conformidad.
  • En los procedimientos más sencillos (Comunicación Previa, Declaración Responsable y en algunas de las actuaciones que se tramitan por Implantación o Comunicación de Actividades) con este Certificado podremos iniciar las obras y la actividad.

ÍndiceTramitación de las instalaciones

Aunque para la mayoría de procedimientos de licencia no nos van a pedir documentación relativa a la legalidad de las instalaciones, puesto que es competencia autonómica y no municipal, se recogen aquí de forma sucinta los trámites necesarios para legalizar las principales instalaciones. Para más información se recomienda consultar la información recogida en los enlaces facilitados o bien consultar con un instalador autorizado.

Las cuestiones a tener en cuenta son:

  • En los casos de mayor complejidad además nos tendrán que hacer un proyecto técnico o una memoria técnica.
  • Salvo en los casos más sencillos las instalaciones tienen que estar registradas en la Dirección General de Industria, Energía y Minas de la Comunidad de Madrid antes de su puesta en servicio.
  • Una vez realizada la instalación y las pruebas el instalador autorizado emitirá el certificado de la instalación y en general se encargará de tramitar el registro de la instalación en la Comunidad de Madrid. Por tanto es importante que en el presupuesto que nos presente el Instalador se refleje claramente si incluye o no la elaboración del certificado y el registro de la instalación.
  • Además con el certificado del instalador podemos pedir suministro de energía a los suministradores que necesitemos. (Por ejemplo para dar de alta la luz en un local nuevo necesitaremos el boletín del electricista).
  • Muchas empresas autorizadas ya cuentan con sus propios técnicos que nos podrán redactar el proyecto en los casos necesarios.

Climatización, ventilación y producción de agua caliente sanitaria

En estas instalaciones es obligatorio cumplir el Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE).

La necesidad o no de registro y proyecto está en función de la potencia nominal de la instalación (Que es la suma de las potencias de los aires acondicionados, los extractores y las calderas, los termos eléctricos no se incluyen):

  • Pn < 5kW La instalación tendrá que estar realizada por un instalador autorizado, pero no es necesario registro. (es decir en locales pequeños sin calentador de ACS no suele ser necesario registrarlas)
  • 5kw < Pn < 70 kW La instalación tendrá que estar realizada por un instalador autorizado, que realice un memoria técnica de diseño y habrá que registrar la instalación.
  • Pn < 70kW La instalación tendrá que estar realizada por un instalador autorizado, será necesario un proyecto técnico y habrá que registrar la instalación.

El instalador o proyectista además nos entregará el Libro del Edificio de la instalación que contendrá la memoria o proyecto realizada, con memoria, planos, cálculos y presupuesto, los cambios realizados en la obra, los resultados de las distintas pruebas realizadas, el manual de uso y mantenimiento y los certificados obtenidos.

Instalación eléctrica

En estas instalaciones es obligatorio cumplir el Reglamento Electrotécnico de Baja Tensión (REBT).

Cualquier actuación sobre la instalación eléctrica del local deberá de ser realizada por un instalador autorizado, que realice una memoria técnica de diseño y registrarse.

Aparte del certificado ,el instalador o el técnico, nos entregará la documentación propia de la instalación, características técnicas fundamentales de los materiales empleados, esquema unifilar, croquis y planos de trazados de la instalación, así como las instrucciones de uso y mantenimiento.

En las instalaciones existentes en que se modifique más del 50% de la potencia instalada también será necesario hacer estos trámites.

Instalaciones de gas suministradas desde la red

La instalación debe realizarla un instalador autorizado.

Se tendrán que registrar solo las instalaciones receptoras que necesiten proyecto. (Este caso no es normal para un local).

El instalador nos tiene que entregar la documentación propia de la instalación, como mínimo un croquis del trazado de la misma y las principales características de sus materiales , así como las instrucciones de uso y mantenimiento.

Instalaciones de protección contra incendios

En estas instalaciones es obligatorio cumplir el Reglamento de Instalaciones de Protección Contra Incendios (RICIPI).

Salvo los locales que unicamente cuenten con extintores y alumbrado de emergencia esta instalación debe realizarla un instalador autorizado y se debe registrar antes de ponerla en funcionamiento.

Todos los equipos, aparatos, sistemas y componentes de estas instalaciones tendrán que tener una marca de conformidad. El instalador deberá aportarnos esta información, junto con la documentación propia de la instalación y las instrucciones de uso y mantenimiento.

El mantenimiento y reparación de la instalación deberá ser realizada por mantenedores autorizados por lo que se deberá contratar un mantenimiento incluso en los casos en los que solo tengamos extintores.

Instalaciones de fontanería y saneamiento

Las instalaciones interiores de fontanería deberán ser realizadas por un instalador autorizado.

En función de las características de nuestra instalación el instalador tendrá que presentar más o menos documentación. En determinados casos puede ser necesario un proyecto redactado por un técnico competente.

Para la puesta en servicio de instalaciones interiores se deberegistrar la instalación en Industria en la Comunidad de Madrid a través de una entidad colaboradora EICI. Es buena idea contratar con el instalador la gestión del registro y la elaboración de la documentación necesaria.

Para otras tramitaciones relacionadas con la instalación de fontanería y saneamiento puede ser útil consultar la oficina virtual del Canal de Isabel II donde se describen la mayoría de los trámites que pueden ser necesarios

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